Tentokrát na téma reporting

Úvod

Předpokládám, že každý ze čtenářů přichází do styku s reportingem. Realizace reportingu:

1. MS Excel kolující po firmě mailem, či na sdíleném disku jako shared workbook

2. Reporting v rámci core systému

3. “Enterprise” reporting platformy

4. Přístup k datům s heslem, co si vyrobíš to máš

5. Nové generace reporting systémů typu Tableau (a desítky dalších)

Každé z těchto cest, kterými se může Váš reporting vydat má svá pro i proti. V tomto postu jsem se zaměřil na reporting nad BI/DWH řešeními, i když v hodně věcech lze chápat jako generalizované (operativní reporting má velmi shodné rysy).

Mám za sebou poměrně dost projektů, kde se tvořili BI/DWH řešení a vždy jedna z nejbolavějších věcí byla, jaký reporting nad řešením vytvořit, aby bylo:

1. User friendly
2. Nákladově efektivní
3. Dlouhodobě udržitelné
4. Pokrývalo potřeby businessu na formu výstupů, zajištění distribuce atd…
5. Aby se to líbilo IT či deccision makerům - ale o tomto dnes mluvit nebudeme…:o)

Bohužel najít reportingové řešení, které by splňovalo všechny 4 ukazatele je jako potkat Yetiho a naučit ho twítovat…

Kritéria

1. User friendly

Tato oblast opravdu není u klasických reportingových platforem příliš silná….především, pokud máte danou technologii naučit a motivovat k používání pracovníky, kteří “myslí v Excelu”.  Kdo má zkušenosti s těmito nástroji, měl by mi dát za pravdu…o tomto by se dali napsat tisíce blogů, ale stačí se podívat na google…

2. Nákladová efektivita

Enterprise reportingové platformy jsou investice v řádu vyšších stovek tisíc u minimálních konfigurací, u větších firem i jednotky a desítky milionů. Když zde zkusíte počítat selským rozumem business case (úspora času, dostupnost informací, zlepšení chodu firmy), tak aby Vám to vyšlo musíte být hodně kreativní, a když do nákladů započtete správně i ssuport a náklady na provoz, tak to prostě vyjít nemůže…
Zde můžete namátnout, že nové generace reportingů typu Tableau jsou přece self-service atd. Jenže jedna věc je používat v týmu 3-4 lidí, a druhá když to nasadíte o 50ti lidí (správa verzí, metadata zdrojů, connection do datových zdrojů atd). Vyzkoušel jsme si několik různých řešení této generace a výpočtem podle list price to zase tak levná řešení nejsou…počítáno na analytický tým 10ti lidí a k tomu 1-2 analytici jako provozní podpora.

3. Dlouhodobá udržitelnost

Kdo má zkušenosti s migracemi Oracle OBI 10 na 11, kdo zkoušel migrovat SAP BO z patchsetu na patchset, nebo nedejbože vyšší verzi, (před pár lety to i u dalších typu Cognos, Microstrategy atd bylo hodně podobné), ten mi dá za pravdu, že v danou chvíli by hodil na vývojové tými těchto nástrojů napalm (ať si užijí to samé peklo jako vy při migracích a upgradech).
Bohužel většina těchto enterprise nástrojů jsou slepence postupně nakoupených technologií, které firmy nakoupili postupně, původní týmy resp. autoři si užívají na Havaji (dobře prodali), a nové týmy se snaží dát dohromady kolečka a čtverečky, aby vytvořili jednu plnou plochu…čest jim za odvahu a odhodlání, ale to vám problém nevyřeší...ale když koupíte nástroj za několik milionů, tak se business vlastníkovi špatně vysvětluje, že musí dál používat MSIE 9, protože daná verze reportingu s vyššími verzemi blbne a nasadit novější verzi znamená nákladu v řádu desítek MDs.

Klasická provozní správa těchto platforem je také práce pro Sysifose, od uživatelských práv, přes publikace reportů, dokumentaci reportů, sdílení dat, omezení přístupu k datům atd…

Nové generace reporting toolů jsou na tom velmi podobně, i když zde spíše vlivem překotného vývoje, je otázkou, kterým směrem se budou dále vyvíjet.

Samozřejmě existují i cloud řešení, kde provoz řeší poskytovatel řešení, ale i tak potřebujete na své straně člověka, který jim bude umět vysvětlit, co vlastně chcete a stejně tak bude evangelizátorem zpátky do firmy.

4. Potřeby businessu

Veličina stálá asi jako kapka rtuti na špičce jehly...mění se ze dne na den, často se otočí kormidlem o 180 stupňů. Ale to je zkrátka business, protože musí umět reagovat nejen na změny na trhu, ale i na změny nejvyššího managementu :o). Controlling oddělení, finanční analytici, scoring oddělení, zákaznická péče jsou tímto téměř pověstní, ale beru to tak, že na nich většinou leží velká odpovědnost, tak chtějí adekvátní informační podporu.
Mezi nejčastější požadavky patří - přidejte mi tam ještě tuto dimenzi, přes kterou chci data vidět, chtěl bych si data měnit (what-if - požadavek na writeback), chci si nad nimi počítat…..zkrátka vše, co poskytuje nástroj, který se jmenuje excel…a na kterém tito lidé vyrostli a dost těžko jim budete vysvětlovat, že to co už mají ve firmě koupené je přeci jenom Excel, ale vy jim dodáte potvůrku za několik milionů a ona nebude zdaleka umět ani polovinu toho, co umí excel…takže ve finále jim uděláte tabulkové reporty, které si oni vyexportují do excelu a nad nimi tvoří své modely a kalkulačky…tímto výsledkem končí dle mé zkušenosti 4/5 projektů. Sice jsou dashboardy, s prokliky až na úplný detail, ale xls datasheet je prostě datasheet. A ať chcete nebo ne, reporting platformy jsou v ČR už 2 desetiletí, ale na tomto se pořád nic nezměnilo…a dle mého ani nezmění…

Výsledek nasazení 

Z počátku nadšení (pěkné barvičky, pekné grafy, a umí to i export do excelu...), přes mírnou rozpačitost...tohle musím udělat pokaždé, a toto to fakt neumí, vždyť v excelu je to trivka, vždyť já si chci jen uložit poznámku k tomuto řádku...až po mírný odpor, resp. hledání oklik a dalších cest.
Opět nelze všechny projekty poaušalizovat, ale dost často po několika letech sleduji, jak se řešení provozuje, ale kdysi slibovaný přínos pro business se nějak nekonal (ať již z důvodu změny priorit business, nebo se tam ještě nestihlo dodělat to a to a bude to za půl roku...)

Důvody:

1. Nastavení očekávání zákazníků spojených s implementací reporting platformy (obchodník slíbí standardně zázrak do dvou dnů)
2. Dodavatelé reportingových nástrojů - drží zažitý koncept uby nehty, protože vytvořit opravdu novou generaci, který by toto řešila a někdo ji koupil jsou investice v řádu desítek či spíše stovek milionů a oni utratili z anákup existujících i několikanásobně vyšší částky.
3. Implementátoři - snaha prosadit používání platformy na vše je ve výsledku kontraproduktivní. Na druhou stranu, řešení  pro 3 datové analytiky za někollik milionů se také špatně vysvětluje (i když v důsledku může firmě zefektivněním jejich činnosti ušetřit miliony)
4. Vývojový proces - zde je třeba rozdělit kategorie, které se především odlišují dobou dodání výstupu a kvalitou výstupu (od nejrychlejšího po nejpomalejší):

• Selfservice - aneb “urob si sám” - pro fázi discovery super, ale zkuste to pak rutinně udržovat pro desítky uživatelů, to se Vám pak na poradě sejdou reporty, které budou jako z jiné galaxie
• Vývoj na straně businessu  - toto funguje, ale znamená to mít člověka, který překlene technickou část reportingu (umí s ním dělat včetně kliček) a má business znalost (ví, co jsou hrušky a jablka a nemíchá je). Bohužel tito lidé se hledají velmi špatně, ale může to takto fungovat i dlouhodobě (zkušenost z mnoha projektů, kde se kolikrát genericky z businessu překlopil člověk, který si vzal řšení za své a udělal na něm kariéru)
• Vývoj reportů IT lidmi - bohužel se stále tento přístup v mnoha firmách drží, nepochopitelně, ale ono to v podstatě vyhovuje oběma stranám - business e může vymluvit, že to IT nepochopilo, a stejně tak IT má alespon trvalý přísun práce (a dobře se obhajuje budget)

Závěr této části:

Rozhodně neříkám, že je vše špatně, daří se i dobré projekty, zde paušalizuji, ale shrnuto a podtrženo:

1. Spousta práce na obou stranách dost často s diskutabilním přínosem (protože pod reportingem je potřeba typicky vytvořit i datový sklad)
2. Když už se řešení podaří vytvořit, business naučit používat, tak se neustále potýkáte s chováním, kdy daný postup v jednom reportu jde, ale v druhé z nějakého záhadného dlvodu ne…(a není to mezi monitorem a židlí)
3. A ve finále platforma slouží jako portál pro exporty do excelu....

A výsledek z pohledu investice ? (resp. business ownera) 

• Utratili jsme budget (často zvýšen v průběhu boje, neb se zapomnělo na pár desítek reportů),  řešení jakžtakž funguje, i když má pár masařek, pokrývá část potřeb (typicky ty nejjednodušší ). Ale zkuste si udělat usage statistiky (a vyčlenit z nich exporty do excelu). Dost možná se budete divit, tlouct hlavou do zdi…
• Náklady na provoz jsou z pohledu poměru srování k přínosu enormní (u větší firmy 2+ lidé fulltime, aby se to udrželo v provozu, a jako support lidem, co vyvíjejí reporty - ať již business jako self, nebo IT). Zkuste si to zjistit u Vás ve firmě ? (v menších firmách je to jeden člověk, ale představte si, že třeba odejde...)
• A klíčoví lidé z businessu (marketing, controlling, atd) dál hledá okliky, jak rychle dostat výstupy, které včera nikdo nechtěl a pozítří je má prezentovat představenstvu… (vyexportuj report do excelu, k tomu připojí další excel, lookup, pivot table, pár výpočtu a bulharských konstant a je  doma….za pár večerů, ale splní úkol pro představenstvo…)

Trošku smutné....

A je jiná cesta ? Je možné změnit myšlení na obou stranách a najít společnou cestu, která bude efektivní, udržitelná a user friendly ? (to si nechávám jako téma na příště)